Empresas espalhadas geograficamente estão usando cada vez mais as teleconferências para fazer reuniões. Esses mecanismos são eficientes do ponto de vista financeiro e de uso do tempo, mas é preciso seguir algumas regras para torná-los agradáveis, já que não há contato humano.
Em primeiro lugar, convide apenas as pessoas necessárias. Da mesma forma que é fácil mandar um e-mail com dezenas de destinatários em cópia, incluir gente numa reunião virtual não custa nada, mas atrapalha muito. Então, se o assunto for orçamento de marketing, convide somente o responsável pelo assunto. Ele poderá repassar para a equipe um resumo dos assuntos discutidos se achar necessário. Em reuniões de uma forma geral, mas nas reuniões virtuais em particular, quanto menos gente, melhor.
Além disso, envie convites com bastante antecedência para dar tempo às pessoas de se preparar, mas mande um lembrete por SMS ou WhatsApp alguns minutos antes da hora marcada. Dessa forma, você aumenta a chance de que todos estejam online ou ao telefone no horário certo. Não há nada mais entediante do que esperar sozinho em uma sala de reunião, principalmente quando há muito trabalho na sua mesa.
